Første faktura fra enkeltpersonforetak – dette må du sjekke
- GratisFakturering
- for 4 døgn siden
- 5 min lesing
Har du startet enkeltpersonforetak og skal sende din første faktura? Da er det flere opplysninger som bør kontrolleres før fakturaen sendes til kunden.
Du må blant annet bruke riktig foretaksnavn og organisasjonsnummer, finne ut om salget skal faktureres med MVA og sørge for at fakturanummeret blir tildelt på riktig måte. Med gode rutiner fra starten blir de neste fakturaene langt enklere å håndtere.
Denne guiden viser hva du bør sjekke før du sender din første faktura fra enkeltpersonforetaket.
Kontroller at foretaksopplysningene er riktige
Når du sender faktura fra et enkeltpersonforetak, skal det registrerte foretaksnavnet og organisasjonsnummeret fremgå tydelig.
Bruk navnet slik det står registrert i Enhetsregisteret. Har du et eget markedsføringsnavn, kan det stå på fakturaen i tillegg, men det skal ikke erstatte det registrerte foretaksnavnet.
Er foretaket registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal bokstavene «MVA» stå etter organisasjonsnummeret. Dette skal ikke legges til før registreringen er godkjent. Fakturaen må også identifisere kunden, beskrive leveransen og vise pris og betalingsfrist.
En fullstendig oversikt finner du i artikkelen Krav til faktura i 2026 – komplett sjekkliste.
Finn riktig fakturamottaker
Før fakturaen opprettes, bør du kontrollere hvem den faktisk skal sendes til.
Fakturerer du en privatperson, trenger du kundens navn og adresse. Skal fakturaen sendes til en bedrift, bør du kontrollere det registrerte foretaksnavnet, organisasjonsnummeret og fakturaadressen. Kunden kan også kreve at fakturaen inneholder en bestillerreferanse, et prosjektnummer eller navnet på kontaktpersonen.
Ikke stol utelukkende på navnet i en e-postsignatur. Flere selskaper kan bruke lignende navn, og personen du har kontakt med, kan arbeide på vegne av en annen juridisk enhet enn den som skal betale.
Feil mottaker kan føre til at fakturaen blir avvist. I verste fall må du kreditere den og opprette en ny faktura til riktig kunde.
Avklar hva kunden skal faktureres for
Fakturaen bør samsvare med det du og kunden har avtalt. Kontroller derfor pris, omfang, leveringsdato og eventuelle utlegg før du oppretter den.
Har du sendt et tilbud, bør fakturaen følge tilbudet med mindre dere senere har avtalt noe annet. Endringer i pris eller leveranse bør dokumenteres skriftlig, slik at det ikke oppstår tvil når kunden mottar fakturaen.
Dette er særlig viktig ved timebasert arbeid. Hvis kunden bare ser et samlet beløp uten periode, antall timer eller beskrivelse av arbeidet, kan fakturaen være vanskelig å kontrollere.
Skal den første fakturaen ha MVA?
Et organisasjonsnummer betyr ikke automatisk at du skal legge til MVA.
For de fleste virksomheter oppstår registreringsplikten når den MVA-pliktige omsetningen overstiger 50 000 kroner i løpet av en periode på 12 måneder. Du skal ikke fakturere med MVA før foretaket er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
Før registreringen sender du faktura uten MVA og uten bokstavene «MVA» etter organisasjonsnummeret. Når registreringen er godkjent, skal MVA beregnes på avgiftspliktige varer og tjenester og spesifiseres på fakturaen.
Noen varer og tjenester er unntatt fra MVA. Det er derfor både typen virksomhet og omsetningen som avgjør hvordan fakturaen skal utformes.
Les mer i guiden MVA på faktura – slik sikrer du at alt blir riktig.
La fakturaprogrammet tildele fakturanummeret
Fakturanummeret er ikke et tilfeldig referansenummer du skriver inn selv.
Fakturaer skal inngå i en kontrollert nummerserie. Du kan enten bruke et fakturaprogram som tildeler fakturanummer maskinelt, eller forhåndsnummererte fakturablanketter fra et trykkeri. For de fleste enkeltpersonforetak er et fakturaprogram den enkleste løsningen.
Da får hver faktura et unikt nummer, samtidig som systemet holder orden på nummerrekkefølgen og fakturahistorikken.
I artikkelen Fakturanummer: Regler, eksempler og vanlige feil kan du lese mer om hvorfor nummereringen er viktig, og hvilke feil du bør unngå.
Skriv en beskrivelse kunden forstår
Beskrivelsen skal gjøre det tydelig hva kunden betaler for. Formuleringer som «arbeid», «varer» eller «konsulenttjenester» sier ofte for lite.
Skriv heller hva som er utført, og ta med periode eller omfang der det er relevant. Det kan for eksempel være «Fem timer rådgivning utført 15. juli 2026», «Utforming av logo og visuell profil» eller «Renhold utført i perioden 1.–31. juli 2026».
En presis beskrivelse gjør fakturaen enklere å godkjenne og reduserer risikoen for spørsmål, innsigelser og forsinket betaling.
Velg riktig fakturadato og betalingsfrist
Fakturadatoen viser når fakturaen er utstedt, mens forfallsdatoen viser når kunden senest skal betale.
Betalingsbetingelsene bør avklares før oppdraget starter, særlig dersom du fakturerer en bedrift med faste betalingsrutiner. Kontroller at forfallsdatoen gir kunden den betalingsfristen dere har avtalt.
Har du glemt å fakturere et eldre oppdrag, bør du ikke bare sette fakturadatoen tilbake til tidspunktet arbeidet ble utført. Les mer om dette i Kan man tilbakedatere en faktura?.
Sørg også for at riktig kontonummer står på fakturaen. KID-nummer er ikke et obligatorisk fakturakrav, men det kan gjøre det enklere å identifisere betalingen.
Skal fakturaen sendes som PDF eller EHF?
Hvordan du bør sende fakturaen, avhenger av mottakeren.
Til privatpersoner og mange mindre bedrifter kan fakturaen sendes som PDF på e-post. Andre bedrifter ønsker EHF, og offentlige virksomheter kan kreve elektronisk faktura ved innkjøp som omfattes av reglene for offentlige anskaffelser.
En PDF som sendes på e-post, er ikke det samme som en elektronisk faktura i EHF-format. EHF sendes som en datafil som kan behandles direkte i mottakerens økonomisystem.
Spør derfor kunden om ønsket sendemåte og eventuell bestillerreferanse før fakturaen opprettes.
Sjekk fakturaen før du sender
Når fakturaen først er bokført, skal den ikke bare slettes eller overskrives dersom du oppdager en feil. Det lønner seg derfor å ta en siste kontroll:
Er riktig kunde oppført?
Stemmer foretaksnavn og organisasjonsnummer?
Er leveransen tydelig beskrevet?
Stemmer pris, antall og MVA?
Er betalingsfristen riktig?
Er kontonummer og eventuell referanse med?
Dette er den ene kontrollen som kan spare deg for mest arbeid i etterkant.
Hva gjør du hvis du oppdager en feil?
Oppdager du feilen mens fakturaen fortsatt ligger som et utkast, kan du rette den før bokføring.
Er fakturaen allerede bokført eller sendt, skal du ikke endre den opprinnelige fakturaen. Da må feilen korrigeres med en kreditnota. Kreditnotaen dokumenterer hva som er tilbakeført, og hvilken faktura korrigeringen gjelder.
Følg opp fakturaen etter utsendelse
Når fakturaen er sendt, bør du kontrollere at den har kommet frem, og følge med på om kunden betaler innen forfall.
Når betalingen kommer inn på bankkontoen, må du sørge for at fakturaen blir registrert som betalt i fakturaprogrammet. At pengene er mottatt i banken, betyr ikke nødvendigvis at fakturastatusen oppdateres automatisk.
Gode rutiner fra den første fakturaen gir deg bedre oversikt over hva som er betalt, hva som er utestående, og hvilke kunder som eventuelt må følges opp.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende faktura før enkeltpersonforetaket er registrert?
Skal fakturaen sendes fra et enkeltpersonforetak, bør foretakets registrerte navn og organisasjonsnummer være på plass først. Fakturaen skal identifisere selgeren tydelig.
Skal den første fakturaen ha MVA?
Bare dersom foretaket er registrert i Merverdiavgiftsregisteret og salget er MVA-pliktig. Du skal ikke legge til MVA mens du venter på at registreringen skal bli godkjent.
Må den første fakturaen ha nummer 1?
Nei, nummerserien trenger ikke nødvendigvis å starte på 1. Det viktige er at nummeret tildeles gjennom en kontrollert løsning, og at den videre nummerserien er entydig og sammenhengende.
Må jeg bruke et fakturaprogram?
Du kan bruke et fakturaprogram som tildeler fakturanummer automatisk, eller forhåndsnummererte fakturablanketter fra et trykkeri. Et fakturaprogram er den enkleste løsningen for de fleste.
Kan jeg sende fakturaen som PDF?
Ja, dersom kunden godtar faktura på e-post. Krever kunden EHF, er ikke en PDF tilstrekkelig.
Klar til å sende din første faktura fra enkeltpersonforetak?
Den første fakturaen kan føles litt omfattende, men prosessen blir enklere når foretaksopplysningene er registrert og du har fått på plass en fast rutine.
Kontroller mottaker, beskrivelse, pris, MVA, betalingsfrist og kontonummer før du sender. Bruker du et fakturaprogram, blir fakturanummeret tildelt automatisk, samtidig som fakturaene samles i en oversiktlig historikk.
Med GratisFakturering.no kan du opprette fakturaen direkte i nettleseren og sende den til kunden på den måten som passer oppdraget.
Kommentarer