Kreditnota: Hva er det og når skal du bruke det?
- GratisFakturering
- for 3 døgn siden
- 2 min lesing
Du har sendt fakturaen – og så gikk noe galt. Feil beløp, retur av vare, eller rabatt du glemte å ta med. Da er kreditnota løsningen. I denne artikkelen forklarer vi hva det er, når du bruker det, og hvordan du gjør det riktig.
Hva er en kreditnota?
En kreditnota er et offisielt regnskapsdokument som helt eller delvis nullstiller en faktura du allerede har sendt. Den fungerer som det motsatte av en faktura: i stedet for å be kunden betale, sier du i praksis «denne fakturaen gjelder ikke lenger» – eller «du skylder mindre enn det stod».
Kreditnotaen refererer alltid til den opprinnelige fakturaen, og begge dokumentene må være med i regnskapet ditt. Du kan altså ikke bare slette en feil faktura – du må kreditere den.
Når skal du bruke kreditnota?
Her er de vanligste situasjonene:
1. Du fakturerte feil beløp
Skjedde det en tastefeil, eller ble prisen feil? Da sender du en kreditnota på hele beløpet og utsteder en ny, korrekt faktura.
2. Kunden returnerte varen
Hvis en kunde sender tilbake en vare du allerede har fakturert, skal du kreditere fakturaen – helt eller delvis.
3. Du ga rabatt etter at fakturaen ble sendt
Avtalte dere en rabatt i etterkant? Da sender du en kreditnota på differansen, ikke en helt ny faktura.
4. Tjenesten ble ikke levert som avtalt
Ble noe av jobben ikke utført, eller er kunden berettiget til kompensasjon? En delvis kreditnota dekker dette.
5. Fakturaen ble sendt til feil mottaker
Var det feil navn, feil organisasjonsnummer eller feil adresse? Krediter og send på nytt til riktig mottaker.
Kreditnota vs. å slette en faktura – hva er forskjellen?
Mange tror de kan bare slette en feil faktura og starte på nytt. Det er feil. I norsk bokføringslov er det krav til sporbarhet – alle fakturaer skal kunne følges i regnskapssystemet. Derfor er kreditnota den riktige fremgangsmåten, ikke sletting.
Hva skal en kreditnota inneholde?
En kreditnota skal inneholde mye av det samme som en vanlig faktura, pluss noen ekstra felt:
Tydelig merket som «Kreditnota»
Eget, unikt kreditnotanummer
Dato for utstedelse
Referanse til fakturanummeret den krediterer
Selgers og kjøpers navn og organisasjonsnummer
Beskrivelse av hva som krediteres
Beløp (negativt eller som et kreditbeløp)
MVA-beregning hvis aktuelt
I Gratisfakturering.no kan du opprette kreditnota direkte fra den opprinnelige fakturaen – da fylles referansen inn automatisk.
Kreditnota og MVA
Har du allerede rapportert MVA for fakturaen du krediterer, må du huske å korrigere dette i neste MVA-oppgave. Kreditnotaen reduserer inngående beløp, og dette skal gjenspeiles i regnskapet. Usikker? Det er lurt å sjekke med regnskapsføreren din.